La hoja de visita de las inmobiliarias

La hoja de visita es un documento de intermediación que utilizan las agencias inmobiliarias en las visitas a inmuebles, ya estén en venta o en alquiler.

En ellas, los clientes anotan sus nombres y DNI con el objetivo de que cada cliente quede identificado y registrado, evitar fraudes y justificar ante la propiedad que se ha realizado el trabajo.

Las hojas de visitas no son ningún tipo de contrato ni de encargo, pues son meramente informativas y no conllevan una relación contractual.

Vamos a hablar más detalladamente sobre este documento y ver porqué es tan importante para las inmobiliarias.

1. ¿Pará qué sirve este documento?

Sus principales funciones son las siguientes:

– Registrar el tráfico de clientes. Es decir, tener los datos de cada uno de los clientes porque, en caso de robo, se los debemos facilitar a la policía.
– Crear una base de datos de clientes potenciales. Guardamos esos datos en una base y cuando tengamos una nueva vivienda con características similares a lo que buscan, ya tendremos clientes interesados sin haber publicado la casa.
– Control del personal. Permite saber las horas que han trabajado los asesores.
– No implica compromiso de compra, alquiler ni pagos a la inmobiliaria. El único compromiso que adquiere es que debe hablar y negociar con el propietario a través de la inmobiliaria.

2. Apartados e información que debe recoger una hoja de visita.

Hay una serie de datos que son imprescindibles en una hoja de visita:

– Dirección exacta de la vivienda: calle, número, puerta, ciudad…

– Datos del visitante: nombre y apellidos, DNI, NIE o Pasaporte, teléfono y email.
– Datos del asesor y la agencia inmobiliaria. Cuando indicamos en el documento el nombre, email y teléfono del agente junto con los de la agencia, es decir, nombre, razón social, CIF, dirección, email y teléfono, mostramos transparencia, lo que le da al cliente más seguridad. Gracias a esto, le cuesta menos proporcionar sus datos personales.
– Cláusula de compromiso. Para que dicho cliente no pueda negociar directamente con la propiedad, «saltándose» así a la agencia. Esto es lo único a lo que le compromete.
– Otra información que se debe reflejar es: fecha y hora de la visita, precio del inmueble, aviso legal de la Ley de Protección de Datos, firma y si es la primera visita o no.
– Observaciones. Lo ideal es que se incluya un espacio de observaciones para tomar nota de lo que nos diga el cliente. Esto es útil para saber lo que busca, negociar con el propietario y conocer la demanda del mercado.

Todos estos puntos son clave en un parte de visita.

3. Legalidad y compromisos que se adquieren.

Una hoja de visita es legal siempre que se cumpla con la Ley de Protección de Datos.

Para cumplir con esta legalidad, en la hoja se debe poner un apartado con un aviso legal en el que se indique porqué se recaban los datos y el uso que se les va a dar.

Pero no hay que olvidar que el cliente no está obligado a firmarla y rellenarla.

También hay que recordar que este documento es contractual, no es ni un encargo ni un contrato, simplemente es para que quede constancia de la visita. El visitante nunca tiene que pagar ningún tipo de honorarios.

4. Ventajas de la hoja de visita.

Vamos a comentar 5 beneficios que aporta este documento tanto a la inmobiliaria como al cliente.

– Resume y plasma toda la información necesaria del inmueble, resolviendo dudas al visitante y al vendedor.
– Registra el trabajo del asesor, facilitando su seguimiento. A la vez, al asesor le permite tener mayor control de las personas que han visitado la vivienda y saber qué es lo que buscan.
– Compromete al cliente a que, en caso de decidirse a comprar, no pueda dejar de lado al inmobiliario y tenga que hacerlo a través de él.
– Precio. Aparece el precio de la casa y los honorarios por la intermediación, que paga el propietario.

– Valoración. Si tenemos un apartado de observaciones, podremos anotar los comentarios del cliente, proporcionándonos más información de lo que buscan y sobre posibles anomalías de la vivienda. A su vez, el cliente puede comentarle que tipo de vivienda busca, asegurándose que le pueden conseguir su casa ideal.

Es importante conocer todo esto porque a los visitantes les suele dar miedo los posibles compromisos que puedan adquirir firmando la hoja de visita. Se debe al desconocimiento del contenido de este documento tan relevante en el mundo inmobiliario.

Para la tranquilidad del cliente, cualquier parte legal siempre va a reflejar toda la información que necesita saber. Y si se encuentra ante uno que pueda contener «letra pequeña», debe recordar que no está obligado a firmarlo ni a aportar datos personales.